Как оформить использование личного авто в служебных целях - Мой отчет

Как оформить использование личного авто в служебных целях

Как оформить использование личного авто в служебных целях Бухгалтерский учет

Если у организации есть необходимость в использовании личного авто работника, она может пойти по двум путям: осуществлять выплаты за эксплуатацию сотрудником личного ТС в служебных целях, либо заключить с работником договор аренды машины.

Договор аренды личного автомобиля в служебных целях

Договор аренды может быть как с экипажем, так и без него. Рассмотрим оба варианта.

Первый возможный договор регулируется 632 статьей Гражданского кодекса и предусматривает эксплуатацию авто самим арендодателем. Обычно он заключается с трудящимися, которым приходится часто использовать собственный транспорт для рабочих поездок.

Тогда расходы, связанные с ремонтом и страховкой авто, лягут на арендодателя. Топливо, различные необходимые материалы и жидкости для машины будет оплачивать арендующая компания.

Договор аренды без экипажа регулируется 642 статьей ГК. Он подразумевает возможность управления ТС как его владельцем, так и служащими организации. Здесь все траты на содержание машины ложатся на арендатора.

Если автомобилем будет управлять несколько лиц, необходимо отразить их количество в ОСАГО.

С арендной платы будет вычитаться НДФЛ, страховым взносом плата не обременяется.

Договор аренды, независимо от того, с экипажем он заключается или без, составляется в письменной форме.

Потребуется указать:

  • полную информацию о ТС (марка авто, технические характеристики, правоустанавливающие документы на владение машиной арендодателем и т.д.);
  • продолжительность аренды;
  • размер, срок и условия оплаты по аренде;
  • прочие условия сторон, если таковые имеются;

Соглашение о компенсации

Здесь возможность пользования ТС сразу прописывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Право пользования будет закреплено только за собственником.

Использование сотрудником личной машины в интересах компании регулируется статьей 188 Трудового Кодекса. Согласно ей, вознаграждением за пользование является компенсация, покрывающая амортизацию и прочие расходы, подразумевающие эксплуатацию.

При этом сам размер выплат Трудовой Кодекс не устанавливает. Учреждение самолично рассчитывает компенсацию. Это будет фиксированная ежемесячная выплата или ежемесячный расчет, зависящий от активности эксплуатации ТС.

Выплаты осуществляются с учетом следующих положений;

  • авто использовалось в интересах учреждения;
  • учреждение одобрило пользование;
  • величина компенсации прописана в трудовом договоре;

Оформление и заполнение путевого листа

Путевой лист – это основной документ для учета и контроля эксплуатации авто. Он является подтверждением действительного использования ТС в интересах учреждения и обосновывает траты. Путевой лист должен ежемесячно предоставляться в бухгалтерию компании.

Единый обязательный формат такого бланка на текущий момент не установлен.

Чтобы на основании путевого листа компенсировать затраты, нужно заполнить:

  • наименование и номер;
  • сведения о сроке действия;
  • сведения о перевозке;
  • информация о машине;
  • сведения о водителе и собственнике;

Помимо этого путевой лист должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов.

В тех случаях, когда личное авто находится в служебном пользовании, необходимо отражать в путевом листе каждую поездку. Это является обоснованием расходов на топливо и прочие эксплуатационные нужды.

Необходимые документы для оформления использования личного авто в служебных целях

Документы, необходимые для обоснования расходов денежной компенсации за пользование личного авто в интересах организации, будут следующими:

  • техпаспорт и СТС на авто;
  • согласие учреждения на компенсацию;
  • приказ руководства о выплате;
  • документ, подтверждающий производственную необходимость в пользовании транспортом (например, должностная инструкция сотрудника);

Учет расходов компании

Для экономии в расходах дозволено учитывать лишь выплаты в рамках предписанных нормативов. В целях налогообложения предусмотрены следующие нормы: 1200 рублей для легковых авто, имеющих объем двигателя до 2 тысяч куб. см и 1500 рублей, если величина мотора свыше 2 тысяч.

Организациям, использующим упрощенную систему налогообложения, отразить в расходах можно только компенсацию за пользование личным ТС. Выплаты за эксплуатацию личного грузового ТС работника в закрытом списке убытков УСН не уменьшат налогооблагаемую базу. Здесь есть смысл заключить с работником договор аренды на личный грузовой транспорт, арендные платежи уменьшат налогооблагаемую базу компании.

В том случае, когда организация использует “упрощенку” с объектом налогообложения “Доходы”, учесть компенсационную оплату в целях налогообложения не получится.

Возмещение расходов при ДТП

Авария, в которой задействован личный автомобиль, использовавшийся в служебных целях, будет считаться несчастным случаем на производстве. Тогда работнику полагается компенсация.

Чтобы получить выплаты по страховке за несчастный случай на личном ТС, потребуется подтвердить, что:

  • авария произошла в рабочие часы;
  • авто использовалось по решению организации;
  • поездка осуществлялась в интересах организации;

Если используемый сотрудником в интересах компании личный авто поврежден в результате ДТП, расходы на его ремонт будут возмещены только в том случае, когда это предусмотрено соглашением между работником и работодателем.

Мой отчет
Добавить комментарий