Электронный документооборот. Применение и функциональность

Электронный документооборот. Применение и функциональность

Электронный документооборот. Последние новости

Документ в «электронной» форме считается стандартным при соблюдении норм законности. Использование документов в такой форме и называется электронным документооборотом (ЭДО). Главным условием соблюдения законности при ЭДО (электронном документообороте) является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Без нее применение гербовых электронных бланков и прочих документов невозможно.

Функциональные возможности ЭДО

Основа функциональных возможностей ЭДО – это обеспечение реализации всех тех возможностей и особенностей, которые имеются у оператора при использовании документов на бумажном носителе. К таким возможностям относятся:

  • Все возможные виды манипуляций с документами (подпись, регистрация, утверждение, аннулирование и пр.);
  • Отслеживание жизни документа на всех этапах, включая его перемещение и передачу в различные структурные подразделения предприятия.

Характерные преимущества ЭДО

  • Строгий реестр и история документа. Система отслеживает его по специальным маркерам в атрибутах названия, специфики и т.п. Наличие реестра подразумевает и сохранение истории всех манипуляций;
  • Абсолютная вечность документа и скорость реализации. Документ в электронной форме практически невозможно уничтожить, так как при удалении он сохраняется на сервере или в архиве (облаке). Реализация документа осуществляется не передачей посредством курьера, а за считанные секунды через электронные коммуникации (Интернет, локальная сеть и пр.)
  • Возможность работы с документами посредством ЭДО из любого места при наличии ПК (смартфона, планшета, кпк) в регулярно обновляющейся системе.
  • Планировка и контроль базы документов ЭДО. Возможность сортировки документов по срочности, важности и другим критериям, что также существенно облегчает поиск по реестру.

Основные недостатки

  • Финансовые затраты на подключение, внедрение и настройку опций системы ЭДО. Затраты на обучение персонала работе с ЭДО. Затраты на обеспечение защиты информации (подключение файервола, антивируса, системный мониторинг и администрирование)
  • Увеличение штата рабочего персонала вакансиями технических специалистов и администраторов;
  • Использование мощных серверов (в зависимости от объема документооборота) для хранения и копирования электронных документов и информации;
  • ЭДО внедрен не повсеместно, поэтому возможны затруднения в сотрудничестве с партнерами.

Операторы ЭДО. Список операторов

Оператор ЭДО – это специфическая организация, которая обладает всеми мощностями для обеспечения возможности составления и ведения документооборота в электронном виде между двумя контрагентами. То есть, оператор электронного документооборота это – это специальная «площадка» с огромным реестром готовых и создаваемых документов с применением ЭЦП.

Основной и полный список операторов представлен на сайте НС РФ – www.nalog.ru. Список постоянно обновляется и пополняется актуальной и реальной информацией. Для Москвы и Подмосковья действует ссылка https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Систематизированы и выведены в ТОП наиболее востребованные и функциональные операторы электронного документооборота:

  • АО «Калуга Астрал» (Калуга);
  • ООО «Такском» (Москва);
  • СКБ «Контур» (Екатеринбург);
  • ООО «Корус Консалтинг СНГ» — продут «Сфера Курьер» (Санкт-Петербург);
  • ООО «Э-КОМ» (Москва).

Особенности выбора оператора

Интеграция в общую систему

Предприятия (концерны, ОАО, ООО, тресты и пр.) используют собственные корневые системы распределения информации. К основным из них можно отнести 1С, SAP, SAD, Directum, и пр. Возможность встраивания системы ЭДО и возможность оператора использовать собственные данные в общей системе предприятия.

Применение и опыт

Различные операторы ЭДО имеют собственные нюансы и условности в работе. Необходимо изучить их применение для личного предприятия и документооборота. После подробного изучения следует так же ознакомиться с опытом работы оператора. Сделав выбор в пользу максимально применимого и опытного.

SLA – Service Level Agreement

Соглашение, которое характеризует уровень предоставления услуг. Важным критерием является готовность оператора заключить данное соглашение со своим контрагентом. В данном соглашении прописаны все нюансы предоставления услуг вплоть до графика проведения профилактических работ на сервисе.

Важно! Отказ в заключении данного соглашения говорит в худшую сторону об операторе.

Дополнительные опции и роуминг

Некоторые из операторов самостоятельно занимаются составлением и сдачей отчетности кроме непосредственного обеспечения и предоставления ЭДО. Также одной из полезных опций является роуминг, когда различные системы могут работать смежно, выполняя задачи для сотрудничества двух разных предприятий с единым документооборотом при использовании разных операторов.

Обмен электронными документами

ЭДО возможен для работы с документами внутри одного предприятия, а также для работы с партнерами. При наличии ЭЦП (электронной цифровой подписи) у партнеров электронный документооборот возможен всегда. Законодательство не регламентирует с кем и в каком объеме можно вести ЭДО.

Сотрудничество с ФНС

ЭДО и работа операторов при сотрудничестве с ФНС регламентируется двумя административно-правовыми уложениями:

  • Приказ Министерства финансов РФ № 50н, которым регламентировано использование стороннего лица (организации) при передаче и получении счетов-фактур в электронном формате.
  • Налоговый кодекс РФ в пункте 3 статьи 80, которым регламентируется оформление сотрудничества между предприятием и оператором отдельным договором на предоставление услуг при соблюдении следующих условий: предприятие или физическое лицо имеет в штате или подчинении более 100 человек за 1 календарный год.

Электронный документооборот с налоговой инспекцией необходимо обеспечить за 10 суток с момента осуществления коммерческой или иной экономической деятельности.

ФНС в свою очередь имеет конкретные требования, которым должен соответствовать оператор для взаимного сотрудничества с ФНС в ЭДО. Требования содержатся в Приказе №ММВ-7-6/76.

Плюсы ЭДО между ФНС и предприятием (частным или юридическим лицом)

  • Использование ЭДО исключает возможность появления неточностей или ошибок, так как применяются жесткие формы с заполнением и автозаполнением. Экономится время на создание документа;
  • Полностью ликвидированы риски того, что партнеры не получат документацию. К тому же вся информация конфиденциальна;
  • Полное ведение отчетности для ФНС, создание счетов-фактур и бухгалтерской отчетности.

Совмещение ЭДО и бумажного документооборота

Данное совмещение не только возможно, но часто необходимо. Так как помимо основного реестра документов на хранении существуют “текущие” документы для ознакомления сотрудников и пр. Важно понимать то, что не все партнеры могут использовать ЭДО и для сотрудничества необходимо иметь реестр и документов на бумажном носителе.

Мой отчет
Добавить комментарий